המשך ...
3. איתור של חסמים, כשלים, צווארי בקבוק ופתרונם:
המנהל הכללי חייב לפנות לעצמו זמן רב ככל האפשר, בו יוכל להשקיע בבדיקה של התנהלות החברה כולה, שכן הוא היועץ הארגוני הטוב ביותר לעצמו. לאתר היכן ההתנהלות של הארגון "חורקת", היכן יש לשפר. השאיפה היא להבין את מכלול התהליכים המתרחשים בחברה, לבחון אותם לעומק, לוודא שהם מגשימים את מדיניות החברה ולבדוק האם הם עושים זאת באופן היעיל והטוב ביותר.
הטכניקה לבצע זאת מתחילה במיפוי כל התהליכים העיסקיים בחברה, לאחר מכן קביעת סדרי עדיפויות ולבסוף ירידת המנהל הכללי לרזולוציות של התפקיד הספציפי, כולל ניהול ישיבות ודיונים על התהליך ובחינת התהליכים עם כל המעורבים. הפתרונות יגיעו בדרך כלל מהמשתתפים בדיונים המצויים בעבודה השוטפת ומתמחים בה טוב יותר מהמנהל הכללי, אך תפקידו של המנהל הכללי הינו לעורר אותם לחשיבה יוצרת ולמצוא פתרון נכון יותר לתהליך.
4. משאבי אנוש:
חברה בנויה מאנשים והם אלו שבהם תלויה הצלחת החברה או למצער כישלונה. לנהל חבר בני אדם אינו דבר של מה בכך. ראוי, כי נושא רגיש כל-כך יהיה באופן שוטף על שולחנו של המנהל הכללי ושזור בכל נימי נפשו. מנהל כללי שישאף להשגים והצלחה ללא עובדיו – לא יצליח.
מנהל כללי שמצליח להחדיר באחרון עובדיו את ההבנה מה כל אחד צריך לעשות תוך הזדהות העובד עם תהליך העשייה וההבנה הכללית של הרעיון המרכזי, תגרום בהכרח לעשייה של העובד להיות יעילה, נכונה וממוקדת יותר לתועלת החברה.
יפה לספר את המשל על החייל שנתפס ללא גומיות בנעליו וקיבל עונש מהרס"ר לצבוע את כל שולי המדרכות בסיד לבן. כשם שגומיות הנעלים נועדו להגן על החייל מכניסה של זוחלים ארסיים לתוך מכנסיו, כך צביעה של שולי המדרכות בסיד מונעת עליה של מזיקים למדרכה, שהסיד עבורם הוא חומר רעיל. הנמשל הוא, שכשהרעיון המרכזי ברור והוגדר קל יותר לכל אחד ואחת מצוות העובדים להתחבר לעשייה ולבצעה על הצד הטוב ביותר.
העובדים מיסודם הם בעלי מוטיבציה ורוצים לבצע תפקידם. לעיתים המנהלים עצמם הם אלו שחוטאים בכך: לא בנו את תפקידו של העובד בצורה ברורה ומסודרת על הצד הטוב ביותר ושלא הבהירו לעובד את הרעיון המרכזי של החברה. עובד שעבר עם מנהלו את התהליך הנ"ל ברוב המקרים יבצע את תפקידו בצורה ראויה וטובה, יותר לאין שיעור מכל מצב אחר.
אחד הדברים הקריטיים בכל הקשור ליחסי אנוש היא ההבנה שמקומו של המנהל הכללי, יהיה במקום בו הוא נדרש אליו ביותר ולרוב מדובר במקום שבו יש כשלים, חולשות או אי הצלחות. למרות שקל ונעים יותר להתחבר לעובדים המוכשרים, המצליחנים, להתרועע עימם ולדברר את הצלחותיהם, הרי קריטי יותר דווקא לחזק את החוליות החלשות יותר באירגון. חברה בריאה, הינה חברה שקיימת בה שאיפה מתמדת ליישור קו קדמי בכל החטיבות וליישור קו קדמי בתוך החטיבות, כאשר מקומו של המנהל הכללי יהיה במקום הדורש הכי הרבה עזרה ותמיכה במערכת וזאת על מנת ליישר קו, עם החטיבות החזקות יותר.
בכל הקשור לניהול הכפופים יתן המנהל הכללי דגש מרכזי לשיטה ה- System, אשר, חייבת להיות יותר חזקה מהפרט, מוכשר ועילוי ככול שיהיה. אסור לחברה לפעול, כשהיא מתבססת על אדם ולא על התפקיד, אסור לחברה לפעול מבלי שהעובדים יוכלו להחליף האחד את השני במספר תפקידים. כך לא יווצרו בחברה צווארי בקבוק פונקצוינאלים, בהיבט שיכול לסכן את החברה ויכול להזיק לעובד.
המנהל הכללי חייב לוודא באופן אישי, כי הידע והיכולות חייבים להיות שייכים למערכת ולא לפרט ולכל אדם באירגון יש מחליף בכל רגע נתון, מבלי שהדבר יגרום לזעזועים. בחברות מסויימות בארצות הברית, מקובל להוציא מנהלים לחופשות פתע יזומות על מנת לבדוק האם המערכת מתפקדת כראוי גם כשהם אינם שם. במידה וכן, אזי עשה המנהל את עבודתו כראוי, במידה ולא, יוסקו מסקנות אישיות נגד המנהל.
המנהל הכללי ישאף, לערוך סבבי שיחות בלתי פורמאלים עם מרבית העובדים בחברה לפחות אחת לשנה. דווקא במישור האישי, לעיתים קל יותר למצוא פתרונות יצירתיים לבעיות אישיות, מעבר לעבודה, דבר שיעניק לעובד תחושה אמיתית של בית חם ושייכות, מעבר למסגרות השכר, שלעיתים הן נוקשות או מגובות בהסדרים כללים.
5. תקציבים ופיננסים:
מנהל הכספים באירגון ירכז תחת ידו את כל הנושאים הקשורים לתקציבים ולפיננסים וראוי שיהיה בעל רקע בתחום זה. יחד עם זאת, כל פעולה מערבת בתוכה שיקולי תקציב ולכן לפני כל פעולה, פרוייקט או מטלה יוועץ המנהל הכללי עם מנהל הכספים שלו.
6. אחריות שאינה בסמכות ישירה של הכפופים:
כל הפרטים שלא הוגדרו לעיל ואינם בהגדרת התפקיד של החטיבות השונות יטופלו על ידי המנהל הכללי. על המנהל הכללי להיות ער לכל אורך הדרך לנושאים שאינם מטופלים וצריכים תשומת לב, לרוב כי לא הוגדרו תחת סמכותו של מנהל תחום ספציפי.
נושא אחריות השארית ירוכז בדרך כלל על ידי לשכת המנהל הכללי או העוזר האישי של המנהל הכללי, שחייבים להיות ערים לדברים אלו, שאינם נכנסים בגדר האחריות של אחת מהחטיבות התפעוליות של החברה ולהעבירם להכרעת המנהל הכללי.
אם מדובר בעניין חד פעמי, שדורש הכרעה יטפל בכך המנהל הכללי בעצמו או יעביר זאת לגורם הרלוונטי, אך כאשר מדובר בעניין רב פעמי לרוב יהיה ראוי לבחון מיהו מנהל התחום הספציפי שיטפל בכך או שמא אולי יש לבצע שינוי במבנה האירגוני של החברה.
המנהל הכללי חייב לפנות לעצמו זמן רב ככל האפשר, בו יוכל להשקיע בבדיקה של התנהלות החברה כולה, שכן הוא היועץ הארגוני הטוב ביותר לעצמו. לאתר היכן ההתנהלות של הארגון "חורקת", היכן יש לשפר. השאיפה היא להבין את מכלול התהליכים המתרחשים בחברה, לבחון אותם לעומק, לוודא שהם מגשימים את מדיניות החברה ולבדוק האם הם עושים זאת באופן היעיל והטוב ביותר.
הטכניקה לבצע זאת מתחילה במיפוי כל התהליכים העיסקיים בחברה, לאחר מכן קביעת סדרי עדיפויות ולבסוף ירידת המנהל הכללי לרזולוציות של התפקיד הספציפי, כולל ניהול ישיבות ודיונים על התהליך ובחינת התהליכים עם כל המעורבים. הפתרונות יגיעו בדרך כלל מהמשתתפים בדיונים המצויים בעבודה השוטפת ומתמחים בה טוב יותר מהמנהל הכללי, אך תפקידו של המנהל הכללי הינו לעורר אותם לחשיבה יוצרת ולמצוא פתרון נכון יותר לתהליך.
4. משאבי אנוש:
חברה בנויה מאנשים והם אלו שבהם תלויה הצלחת החברה או למצער כישלונה. לנהל חבר בני אדם אינו דבר של מה בכך. ראוי, כי נושא רגיש כל-כך יהיה באופן שוטף על שולחנו של המנהל הכללי ושזור בכל נימי נפשו. מנהל כללי שישאף להשגים והצלחה ללא עובדיו – לא יצליח.
מנהל כללי שמצליח להחדיר באחרון עובדיו את ההבנה מה כל אחד צריך לעשות תוך הזדהות העובד עם תהליך העשייה וההבנה הכללית של הרעיון המרכזי, תגרום בהכרח לעשייה של העובד להיות יעילה, נכונה וממוקדת יותר לתועלת החברה.
יפה לספר את המשל על החייל שנתפס ללא גומיות בנעליו וקיבל עונש מהרס"ר לצבוע את כל שולי המדרכות בסיד לבן. כשם שגומיות הנעלים נועדו להגן על החייל מכניסה של זוחלים ארסיים לתוך מכנסיו, כך צביעה של שולי המדרכות בסיד מונעת עליה של מזיקים למדרכה, שהסיד עבורם הוא חומר רעיל. הנמשל הוא, שכשהרעיון המרכזי ברור והוגדר קל יותר לכל אחד ואחת מצוות העובדים להתחבר לעשייה ולבצעה על הצד הטוב ביותר.
העובדים מיסודם הם בעלי מוטיבציה ורוצים לבצע תפקידם. לעיתים המנהלים עצמם הם אלו שחוטאים בכך: לא בנו את תפקידו של העובד בצורה ברורה ומסודרת על הצד הטוב ביותר ושלא הבהירו לעובד את הרעיון המרכזי של החברה. עובד שעבר עם מנהלו את התהליך הנ"ל ברוב המקרים יבצע את תפקידו בצורה ראויה וטובה, יותר לאין שיעור מכל מצב אחר.
אחד הדברים הקריטיים בכל הקשור ליחסי אנוש היא ההבנה שמקומו של המנהל הכללי, יהיה במקום בו הוא נדרש אליו ביותר ולרוב מדובר במקום שבו יש כשלים, חולשות או אי הצלחות. למרות שקל ונעים יותר להתחבר לעובדים המוכשרים, המצליחנים, להתרועע עימם ולדברר את הצלחותיהם, הרי קריטי יותר דווקא לחזק את החוליות החלשות יותר באירגון. חברה בריאה, הינה חברה שקיימת בה שאיפה מתמדת ליישור קו קדמי בכל החטיבות וליישור קו קדמי בתוך החטיבות, כאשר מקומו של המנהל הכללי יהיה במקום הדורש הכי הרבה עזרה ותמיכה במערכת וזאת על מנת ליישר קו, עם החטיבות החזקות יותר.
בכל הקשור לניהול הכפופים יתן המנהל הכללי דגש מרכזי לשיטה ה- System, אשר, חייבת להיות יותר חזקה מהפרט, מוכשר ועילוי ככול שיהיה. אסור לחברה לפעול, כשהיא מתבססת על אדם ולא על התפקיד, אסור לחברה לפעול מבלי שהעובדים יוכלו להחליף האחד את השני במספר תפקידים. כך לא יווצרו בחברה צווארי בקבוק פונקצוינאלים, בהיבט שיכול לסכן את החברה ויכול להזיק לעובד.
המנהל הכללי חייב לוודא באופן אישי, כי הידע והיכולות חייבים להיות שייכים למערכת ולא לפרט ולכל אדם באירגון יש מחליף בכל רגע נתון, מבלי שהדבר יגרום לזעזועים. בחברות מסויימות בארצות הברית, מקובל להוציא מנהלים לחופשות פתע יזומות על מנת לבדוק האם המערכת מתפקדת כראוי גם כשהם אינם שם. במידה וכן, אזי עשה המנהל את עבודתו כראוי, במידה ולא, יוסקו מסקנות אישיות נגד המנהל.
המנהל הכללי ישאף, לערוך סבבי שיחות בלתי פורמאלים עם מרבית העובדים בחברה לפחות אחת לשנה. דווקא במישור האישי, לעיתים קל יותר למצוא פתרונות יצירתיים לבעיות אישיות, מעבר לעבודה, דבר שיעניק לעובד תחושה אמיתית של בית חם ושייכות, מעבר למסגרות השכר, שלעיתים הן נוקשות או מגובות בהסדרים כללים.
5. תקציבים ופיננסים:
מנהל הכספים באירגון ירכז תחת ידו את כל הנושאים הקשורים לתקציבים ולפיננסים וראוי שיהיה בעל רקע בתחום זה. יחד עם זאת, כל פעולה מערבת בתוכה שיקולי תקציב ולכן לפני כל פעולה, פרוייקט או מטלה יוועץ המנהל הכללי עם מנהל הכספים שלו.
6. אחריות שאינה בסמכות ישירה של הכפופים:
כל הפרטים שלא הוגדרו לעיל ואינם בהגדרת התפקיד של החטיבות השונות יטופלו על ידי המנהל הכללי. על המנהל הכללי להיות ער לכל אורך הדרך לנושאים שאינם מטופלים וצריכים תשומת לב, לרוב כי לא הוגדרו תחת סמכותו של מנהל תחום ספציפי.
נושא אחריות השארית ירוכז בדרך כלל על ידי לשכת המנהל הכללי או העוזר האישי של המנהל הכללי, שחייבים להיות ערים לדברים אלו, שאינם נכנסים בגדר האחריות של אחת מהחטיבות התפעוליות של החברה ולהעבירם להכרעת המנהל הכללי.
אם מדובר בעניין חד פעמי, שדורש הכרעה יטפל בכך המנהל הכללי בעצמו או יעביר זאת לגורם הרלוונטי, אך כאשר מדובר בעניין רב פעמי לרוב יהיה ראוי לבחון מיהו מנהל התחום הספציפי שיטפל בכך או שמא אולי יש לבצע שינוי במבנה האירגוני של החברה.
1 תגובות:
מאמר מהוקצע ונכון. נהנתי מאוד ונעזרתי בו.
הוסף רשומת תגובה